Le métier de secrétaire fait partie des métiers que tout le monde croit connaître, sans réellement en cerner la fonction. Voici donc un petit descriptif du métier de secrétaire, ses attributions au sein d’une organisation et la nature de ses diplômes. Le métier de secrétaire s’organise autour de deux axes : l’accueil téléphonique et physique des clients ou fournisseurs, et la gestion du courrier et des emplois du temps. Elle peut être amenée, dans certains cas, à préparer des réunions, puis à prendre des notes et à effectuer un compte-rendu. Le métier de secrétaire demande donc à la fois des qualités de communication et d’organisation.
Le métier de secrétaire est parfois associé à une spécialisation. On rencontre ainsi dans le monde professionnel des secrétaires juridiques, comptables, médicales ou de direction. En fonction de son profil, la secrétaire devra assumer des tâches et des responsabilités supplémentaires. Une secrétaire juridique disposera des connaissances en droits nécessaires pour travailler aux côtés d’avocats, de notaires ou d’huissiers, ainsi que dans des compagnies d’assurances ou dans les services contentieux d’entreprises privées ou publiques. Une secrétaire comptable assurera le lien entre secrétariat général et service comptable, et devra savoir éditer des fiches de paie, et tenir un suivi de budget. Les secrétaires médicales auront une connaissance complète du système de santé, ainsi que des procédures de remboursement. Elles seront capables de gérer les urgences et de renseigner les patients. Enfin, les secrétaires de direction auront la responsabilité de l’emploi du temps d’un ou plusieurs cadres, et seront chargées de préparer les dossiers pour simplifier leur prise de décision, d’organiser leurs voyages ou réunions. Le métier de secrétaire comporte donc de nombreuses facettes, qui permettent des évolutions de carrière intéressantes.
Pour accéder au métier de secrétaire, il suffit en général de passer un bac professionnel secrétariat. Mais les spécialisations demandent des cursus plus poussés, ou directement spécialisés. Les secrétaires médicales suivront ainsi une formation qui aboutira à un niveau bac, accessible dès la 3e. Pour les autres spécialisation, des diplômes supplémentaires devront s’ajouter au bac secrétariat. Le métier de secrétaire spécialisée correspond en effet à un niveau bac +2.
